Asistente Administrativa F&B

¿Quieres trabajar para una industria líder que promueve valores tales como: 

Respeto, Integridad, Humildad, Empatía, Creatividad y Diversión? 

Propósito del Puesto:

Responsable del apoyo y asistencia directa al Director de Restaurantes y Bares en todas las gestiones administrativas y de comunicación de la división, a través del desempeño eficiente y oportuno de sus labores y de la comunicación eficaz entre su jefe inmediato y las personas con la que se relaciona su función tanto dentro como fuera del Hotel.

 Funciones específicas que son responsabilidad del puesto:

1. Mantener un conocimiento total y obedecer con todas las Reglas/Pólizas/Procedimientos de Servicio/Estándares de la Compañía.
2. Mantener un conocimiento total de cómo mantener y usar correctamente el equipo del departamento. El equipo será usado solamente como se le ha indicado.
3. Anticipe la necesidad del huésped, responda apropiadamente y reconozca a todos los huéspedes, sin importar lo ocupado que este o la hora del día.
4. Mantenga una actitud hospitalaria a todo momento.
5. Esté familiarizada con todos los servicios del Hotel y atracciones locales para responder a las peticiones de nuestros huéspedes correctamente.
6. Resuelva las quejas de los huéspedes efectivamente, garantizando la satisfacción del huésped.
7. Vigile y mantenga la limpieza, higiene y organización de las áreas.
8. Mantenga un conocimiento total de:
1. Toda las marcas de Licores, cervezas y bebidas sin alcohol que están disponibles en el departamento.
2. Conocer las particularidades y descripciones de todos los vinos/champagne por copa y productos en la lista de vinos.
3. Diseños de cristalería establecida y los adornos para cada bebida.
4. Todos los platos de los menús, método/tiempo de preparación, ingredientes, salsas, tamaño de las porciones, adornos de presentación, y precios.
5. Especiales del día, productos 86d.
6. Plano de las áreas del departamento, mesas, sillas, cantidad de estaciones, mesas preparadas adecuadamente, cantidad de personas por restaurante, horas de apertura y cierre, precios vestimenta requerida y el manual con los estándares de servicio.
7. La cantidad de huéspedes en casa, las llegada/salida de huéspedes y VIP personas muy importantes.
9. Mantener un conocimiento total y obedecer estrictamente segundas las reglas y procedimientos de alcohol & tabaco del gobierno, especialmente aquellas reglas que prohíben servir a personas que son menores de edad, personas intoxicadas o personas que ya estén ebrias.
10. Recibe, abre, clasifica y distribuye la correspondencia externa y comunicaciones internas del Hotel a los distintos departamentos y destinatarios de la división.
11. Atiende llamadas telefónicas y toma mensajes. Realiza comunicaciones telefónicas para su jefe inmediato, manteniendo la agenda telefónica actualizada.
12. Prepara la documentación necesaria relativa a los procesos administrativos del personal de Alimentos y Bebidas, tales como lista de asistencia, movimientos de personal, vacaciones, etc., de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos.
13. Atiende a los proveedores y visitantes, personalmente y telefónicamente y les transmite información de acuerdo a las instrucciones de su jefe inmediato.
14. Procesa cartas, memorandos, minutas, reportes todos los documentos que le sean solicitados por su jefe inmediato, manteniendo un alto estándar de calidad en la redacción y presentación de los documentos.
15. Coordina todas las juntas y reuniones de la división, asegurando la asistencia, puntualidad e información veraz y oportuna de los participantes.
16. Elabora requisiciones de suministros y papelería de oficina necesaria, para la operación del departamento y asegura que el equipo de oficina se encuentre en perfecto estado de funcionamiento.
17. Solicita y hace seguimiento a las firmas de autorización de requisiciones, cartas, memoranda y cualquier otro documento que lo requiera por parte de su jefe inmediato y de los ejecutivos que corresponda.
18. Se asegura de obtener todos los reportes emitidos para información de su jefe inmediato, así como de distribuir los reportes emitidos por la Gerencia de Alimentos & Bebidas para otros departamentos y ejecutivos.
19. Elabora material promocional y de información de la división, como son menús, tent cards, promociones, etc., de acuerdo a las instrucciones de su jefe inmediato.
20. Mantiene un sistema de archivo actualizado que permita contar con información veraz y oportuna de la operación de Alimentos & Bebidas.
21. Coordina las actividades de su jefe inmediato en cuanto a juntas, citas y actividades programadas previamente, asegurando su asistencia y una eficiente administración del tiempo.
22. Se presenta puntualmente a sus labores y cumple con las políticas y procedimientos de disciplina, presentación, horarios áreas de transito y normas de seguridad establecidas por el Hotel.
23. Asiste a las juntas del departamento para tomar las minutas de las mismas y participa continuamente en la capacitación programada para su posición.
24. Ejecuta todas las instrucciones y trabajos que le sean asignados por su jefe inmediato, así como las responsabilidades que el cargo requiera.

Ambiente de trabajo:

Expuesto a:

1. temperaturas altas de calor o bajas de frío.
2. niveles de ruidos variables
3. bajo techo o a la intemperie
4. tipo de humo o olores peligrosos
5. bajo polvo de construcción y diario
6. productos químicos

 Requisitos mínimos del puesto:

1. Diploma de Escuela Superior.
2. Tener 21 años de edad para servir bebidas alcohólicas.
3. Tener 3 años de experiencia como secretaria ejecutiva, preferiblemente en una propiedad de cuatro estrellas.
4. Tener conocimiento en diferentes tipos de comida.
5. Poder comunicarse claramente en  inglés y español de manera verbal y Escrita.
6. Poder dominar operaciones básicas de aritmética.
7. Entender los programa de computación World/Excel/Micros/PowerPoint.
8. Escribir 60 palabras por minuto.

Poseer habilidad en:

1. Desempeñar las funciones con atención en los detalles, rapidez y certeza.
2. Funciones prioritarias y organizacionales.
3. Permanecer calmado durante situaciones de alta presión, usando el buen sentido.
4. Seguir la dirección proporcionada.
5. Entender las necesidades y solicitudes de los huéspedes.
6. Trabajar con los compañeros de trabajo en equipo.
7. Trabajar con un mínimo de supervisión.
8. Mantener la información de la compañía y nuestros clientes privada segura.
9. Presentar adiestramiento efectivo.
10. Dirigir el desempeño de los colaboradores y manejar su corrección personal profesionalmente.

Demandas físicas del puesto:

1. Levantar y transportar sesenta libras.
2. Practicar varios movimientos físicos a través del área de trabajo.
3. Alcanzar dos pies de distancia por encima del hombro.
4. Permanecer de pie por diez horas durante su turno.

Nota:

Esta descripción excluye todas las funciones marginales del puesto que son incidentales para el desempeño de las tareas fundamentales. Todas las tareas y requisitos son funciones esenciales del puesto.

Esta descripción de puesto no implica que estas sean las únicas a ejecutar por el colaborador que ocupe el puesto. Se requerirá al colaborador llevar a cabo cualquier otra tarea asignada por el supervisor/gerente.

 ¡Porque tú importas!