Coordinator de Grupos y Convenciones

Coordinador de Grupos y Convenciones

Tiempo Completo / Por Hora

Resumen del Puesto:

El Coordinador de Grupos y Convenciones es responsable de brindar a nuestros clientes y colegas un servicio personalizado, adaptado a sus necesidades y objetivos, basado en el trabajo en equipo. También es responsable de organizar los archivos del departamento y de mantener comunicación con los clientes y los distintos departamentos operativos del hotel. El Coordinador de Grupos y Convenciones debe representar la propiedad y presentarse de manera profesional en todo momento, con el fin de contribuir al cierre de negocios para el hotel.

Responsabilidades: 

• Realizar inspecciones exhaustivas antes de las citas programadas: inspeccionar todas las áreas del hotel según sea necesario.
• Mantener una asistencia regular de acuerdo con los estándares del hotel, según lo requiera la programación, la cual variará según las necesidades del mismo.
• Mantener los archivos organizados y actualizados.
• Mantener al supervisor inmediato completamente informado sobre todos los asuntos que requieran su atención.
• Tener un conocimiento integral de todos los departamentos operativos del hotel, incluyendo servicio al huésped, reservaciones, ama de llaves, audiovisuales, contabilidad, restaurantes, bares, actividades, entre otros.
• Estar presente en el piso y apoyar al personal según sea necesario durante los eventos y funciones de banquetes.
• Realizar visitas de inspección para clientes de Catering.
• Preparar reuniones y eventos internos, incluyendo logística y elaboración de órdenes de eventos (EOs).
• Preparar documentación y mantener reportes internos para reuniones de EO, Forecast, Revenue y DDR.
• Preparar salones y carpetas (“binders”) para reuniones de Pre y Post Convención.
• Mantener facturas de proveedores y dar seguimiento a los pagos correspondientes.
• Preparar y enviar cartas de bienvenida (Intro Letters) y documentos para todos los nuevos contratos, incluyendo información detallada del hotel.
• Asistir diariamente a los gerentes de convenciones y al director en la oficina con eventos de última hora, brindando también apoyo a cualquier cliente que lo requiera durante sus eventos.
• Atender cualquier solicitud de los clientes en ausencia de los Gerentes de Convenciones.
• Actualizar los ingresos de grupos en el sistema Envision una vez finalizado el evento.
• Reportar de inmediato cualquier incidente ocurrido en el área de trabajo.
• Ejecutar todas las tareas e instrucciones asignadas por el supervisor inmediato, así como cualquier otra responsabilidad adicional que el puesto requiera.Asegurar que todos los grupos contratados coincidan correctamente en el sistema Envision antes de la entrega al siguiente departamento.

Requisitos mínimos del puesto:

• Se requiere diploma de escuela secundaria o su equivalente; se prefiere formación universitaria en un campo relacionado.
• Horario flexible (disponibilidad para trabajar horas extra, turnos diurnos y nocturnos, días festivos y fines de semana).
• Mínimo 2 años de experiencia en un puesto similar y/o en la industria hotelera.
• Fuertes habilidades de organización y presentación.
• Dominio del inglés y español, tanto verbal como escrito.
• Atención al detalle, capacidad de planificación y organización, habilidades de atención al cliente, así como conocimientos informáticos y nociones generales de contabilidad.
• Dominio de sistemas operativos Microsoft.

Cuidamos de las personas para que puedan alcanzar su mejor versión.